מדריך להפקת אירוע חברה / ערב חברה

כל מי שהתנסה אי פעם בארגון של אירוע חברה, יוכל להעיד על כך שאין זו משימה פשוטה כלל וכלל. הארגונים, התיאומים וההחלטות הקשות שיש לקחת גוזלים כולם זמן רב ומאמצים לא מבוטלים.

הוטל עליך לארגן אירוע חברה. כיצד תוכל לעשות זאת על הצד הטוב ביותר? הנה כמה דגשים שיוכלו לסייע לך במסע לעבר הערב המושלם.

הקושי העיקרי: בחירת המקום

עריכה של אירוע חברה– בין אם המדובר הוא בהשקת מוצר, אירוע קידום מכירות, יום כיף לעובדים או כל דבר אחר- מתחילה מבחירת המקום. אחרי הכול, לא ניתן להמשיך במלאכת הארגון כשלא יודעים מהן האטרקציות האפשריות במקום, מה גודלו, כמה אנשים יוכלו להיכנס אליו וכן הלאה.

אירוע חברה יכול להיערך בכל גן או אולם אירועים- לא קשה למצוא מקומות מפוארים מסוג זה שמתמחים בהפקות אלה. אולם, אירועי חברה ניתן לערוך גם בטבע, במסעדה, בווילה או בכל מקום אחר.

טרם בחירה, יש להחליט מהו קהל היעד, ומהן האפשרויות להנעים את זמנם. החלטה זו כשלעצמה מצמצמת את האפשרויות.

תכנון לוח הזמנים

לאחר שבוחרים מקום, נדרש להחליט מה בדיוק יכלול הערב. בניגוד לאירועים משפחתיים, למשל, בהם לוח הזמנים ידוע פחות או יותר (חתונות, למשל), פה מגוון האפשרויות פשוט עצום. הכול מתחיל מהתקציב: אין טעם לתכנן אירוע שיכלול את מיטב זמרי ישראל ורקדנים בינלאומיים, אם התקציב לא מאפשר חצי מזה.

צריך להחליט בדיוק מהם המשאבים שעומדים לרשות המארגנים, וכיצד ניתן לחלק אותם בצורה היעילה ביותר. האוכל, השכרת המקום, המוזיקה- כולם עולים כסף. ולא מעט. לכן צריך לנהל אותו בקפידה.

אירוע חברה צריך להיות מיוחד

העובדה שאין נוסחה קבועה לאירועי חברה יכולה להקשות על הארגון, אבל ברמה הכללית זהו יתרון עצום. כל חברה יכולה להרשות לעצמה להפיק ערב חברה מיוחד באמת, שידבר אל קהל היעד- ורצוי בנושא שאותו הם אוהבים.

"קונספט" היא מילת המפתח בערבי חברה רבים. במקרים כאלה, האירוע חג סביב נושא מסוים, דבר שמוסיף לייחוד שלו. המוזיקה, התלבושות, הפעילויות- כולם מתחברים למארג הכללי. ואם אותו מארג קשור למוצר של החברה או לתחום בו היא פועלת, מה טוב.

לא חייבים לעשות לבד

אחרי כול הבחירות שהזכרנו, נדרש כמובן לתאם בין כלל הגורמים המיועדים לקחת חלק באירוע וכן להכין את השטח. אלא אם מוקצית מחלקה נפרדת במשרד לצורך זה, ייתכן מאד כי לאנשים לא יהיה את הידע והניסיון לביצוע פרויקט מורכב זה.

פנייה אל חברת הפקת אירועים אינה בושה. חברות רבות מפיקות אירועים עסקיים מ-א' ועד ת': החל משלב התכנון, דרך התיאום עם הגורמים המתאימים ועד לליווי בפועל, ביום האירוע. לא פעם הפקת אירוע בדרך זו תהיה מעט יקרה יותר, אבל רבים יגידו שההבדל בביצוע והנוחות שווים את ההשקעה.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *